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Vaultwarden : inviter et confirmer les membres

Cette page est pour les administrateurs de l'organisation Formule ETS sur bitwarden.formuleets.ca. Le côté membre est expliqué dans le tuto Vaultwarden.

Comprendre le parcours d'un membre​

Un membre passe par trois statuts. Tu interviens deux fois : au début et à la fin.

StatutCe qui s'est passéQui agit ensuite
InvitedTu as envoyé l'invitationLe membre : il crée son compte depuis le courriel
Needs confirmationLe membre a créé son compte et acceptéToi : tu confirmes
ConfirmedLe membre voit ses collectionsPersonne, c'est terminé
Pourquoi il faut confirmer

Le coffre est chiffré de bout en bout : le serveur ne connaît pas la clé de l'organisation. À la confirmation, c'est ton navigateur qui chiffre cette clé pour le nouveau membre. Le serveur ne peut donc pas le faire à ta place, d'où ce clic obligatoire.

Prérequis​

  • Tu es Admin ou Owner de l'organisation, et ton propre compte est confirmé.
  • Les collections existent : Général et une par département (Software, Électronique, Drivetrain, Powertrain, Dynamique, Aéro, Châssis, Média, IT).
  • Tu as la liste des membres avec leur courriel et leur département. Seules les adresses ÉTS et Formule ETS sont acceptées par le serveur ; dans la grande majorité des cas, ce sera l'adresse ÉTS.

1. Inviter les membres, un département à la fois​

Tous les membres d'un même département ont le même rôle et les mêmes collections : invite-les en un seul lot.

  1. Ouvre l'organisation dans l'Admin Console → Members → Invite member.
  2. Dans Email, colle les courriels des membres du département, séparés par des virgules (20 au maximum par lot).
  3. Role : User.
  4. Onglet Collections : ajoute Général et la collection du département.
  5. Clique sur Save.
  6. Recommence pour le département suivant.
astuce

Fais une feuille avec une ligne par département et ses courriels prêts à copier-coller : l'invitation des 9 départements prend alors quelques minutes.

2. Laisser les membres créer leur compte​

Envoie aux membres le lien vers le tuto Vaultwarden : ils doivent créer leur compte depuis le courriel d'invitation, avec la même adresse.

Pour relancer ceux qui n'ont rien fait : dans Members, filtre sur Invited, coche les membres, puis dans le menu ⋮ en haut de la liste choisis Resend invitations.

3. Confirmer tout le monde d'un coup​

Ne confirme pas les membres un par un : fais-le en lot.

  1. Dans Members, filtre sur Needs confirmation.
  2. Coche la case en haut de la liste pour tout sélectionner.
  3. Dans le menu ⋮ en haut de la liste, choisis Confirm selected.
  4. Vérifie la liste dans la fenêtre qui s'ouvre, puis clique sur Confirm.

Les membres confirmés voient leurs collections à leur prochaine synchronisation.

Organiser une séance de confirmation

Le plus simple : pendant une rencontre d'onboarding, tout le monde crée son compte en même temps, puis tu confirmes tout le lot à la fin. Sinon, passe dans Needs confirmation une fois par jour pendant la période de recrutement.

Désactiver la fenêtre « phrase d'empreinte »​

Quand tu confirmes un seul membre, Bitwarden affiche sa phrase d'empreinte (fingerprint phrase) et te demande de la vérifier avec le membre. Chez Formule ETS, on ne vérifie pas les phrases d'empreinte : le serveur est interne et administré par l'équipe IT, cette vérification n'apporte rien et ralentit les confirmations.

À la première confirmation, dans cette fenêtre :

  1. Coche Never prompt to verify fingerprint phrases for invited users.
  2. Clique sur Confirm.

La fenêtre n'apparaîtra plus. Ce réglage est enregistré dans ton navigateur seulement : chaque admin doit le cocher une fois, et à nouveau s'il change de navigateur ou vide ses données. Il n'existe pas de réglage pour toute l'organisation.

astuce

La confirmation en lot (Confirm selected) n'a pas cette fenêtre : elle liste les membres avec leur phrase d'empreinte, et un seul clic sur Confirm suffit. Si tu confirmes toujours en lot, la désactivation ne sert que pour les confirmations à l'unité.

4. Vérifier​

Dans Members, filtre sur Invited et sur Needs confirmation : les deux listes doivent être vides (sauf les membres qui n'ont pas encore créé leur compte).

Gérer les changements​

  • Un membre change de département ou travaille avec plusieurs : ce n'est pas à l'IT de le faire. Chaque chef de département gère son groupe : le chef du nouveau département ajoute le membre à son groupe, et celui de l'ancien département le retire du sien.
  • Un membre quitte l'équipe : menu ⋮ à côté de son nom → Remove. Pense ensuite à changer les mots de passe des collections auxquelles il avait accès.