Animer une réunion
Le module Réunions garde au même endroit l'ordre du jour, les décisions et les tâches qui en découlent. Plus besoin de chercher le compte rendu dans un message ou un document perdu.
Créer la réunion
- Dans ton projet : Réunions → + Réunion.
- Choisis :
- Réunion unique pour un point ponctuel (revue de conception, réunion avec un sponsor) ;
- Série de réunions pour un rendez-vous régulier (réunion hebdomadaire du département). OpenProject crée alors chaque occurrence, avec l'ordre du jour de la précédente comme base.
- Remplis le titre, la date, l'heure, la durée et le lieu (salle ou lien Teams).
- Ajoute les participants. Ils sont notifiés et voient la réunion.
Préparer l'ordre du jour
Avant la réunion, ouvre-la et ajoute les points :
- + Ajouter → Point d'ordre du jour : un sujet libre, avec une durée et une personne qui le présente.
- + Ajouter → Lot de travaux : une tâche à discuter. Son statut et la personne assignée s'affichent dans l'ordre du jour, ce qui évite de les chercher pendant la réunion.
Un bon ordre du jour de réunion hebdomadaire :
| Point | Durée |
|---|---|
| Tour des tâches En attente (blocages) | 10 min |
| Tâches en retard | 10 min |
| Sujet technique de la semaine | 20 min |
| Prochaines échéances et jalons | 5 min |
Pendant la réunion
- Sous chaque point, note les décisions et les informations utiles dans ses notes.
- Une action à faire ? Crée la tâche tout de suite, depuis le point (+ Ajouter → Lot de travaux → créer), avec une personne assignée et une date. Une décision sans tâche est souvent oubliée.
- Une tâche discutée change de statut ou de date ? Mets-la à jour en direct.
Après la réunion
- Marque la réunion comme terminée (bouton Fermer ou Terminer la réunion, selon la version).
- Les participants retrouvent le compte rendu dans Réunions, avec les notes et les liens vers les tâches.
astuce
Pour une série hebdomadaire, reprends en début de réunion les tâches créées la semaine précédente : sont-elles avancées ?