Planifier la saison de ton département
Le but : qu'en ouvrant le Gantt de ton département, tout le monde voie ce qu'il faut faire, dans quel ordre et pour quand. Compte une à deux heures en début de saison, puis quelques minutes par semaine pour l'ajuster.
1. Partir des jalons du club
Les dates qui s'imposent à tous (gel de la conception, premier roulage, compétitions…) sont des jalons dans Club FSAE. Commence par les regarder :
- Ouvre le projet Club FSAE → Diagrammes de Gantt.
- Repère les jalons (losanges verts) qui concernent ton département.
Ton planning se construit à rebours depuis ces dates : si le gel de la conception est le 15 décembre, tes tâches de conception finissent avant.
Il manque une date importante pour tout le club ? Demande-la au responsable de Club FSAE plutôt que de créer ton propre jalon en double.
2. Découper le travail en tâches parentes
Une tâche parente regroupe un gros sujet, par exemple « Conception du châssis » ou « Faisceau électrique ». Son avancement est la moyenne de ses sous-tâches : tu vois d'un coup d'œil où en est le sujet.
- Dans ton projet : Lots de travaux → + Créer → Tâche parente.
- Sujet : le nom du sujet (« Conception du châssis »).
- Versions cibles : Saison 2027.
- Responsable : la personne qui pilote le sujet (souvent toi ou un chef de sous-système).
- Enregistre.
Vise 5 à 10 tâches parentes par département. Au-delà, le Gantt devient illisible.
3. Ajouter les sous-tâches
- Ouvre la tâche parente.
- Onglet Relations → section Enfants → + Créer un nouvel enfant (ou Ajouter un enfant existant si la tâche existe déjà).
- Pour chaque sous-tâche, remplis au minimum :
- Sujet : une action concrète (« Calcul de rigidité en torsion », « Commander les tubes »).
- Assigné à : une seule personne.
- Date : début et fin.
- Versions cibles : Saison 2027.
| Une bonne sous-tâche | Une sous-tâche à redécouper |
|---|---|
| Tient en 1 à 3 semaines | Dure plusieurs mois |
| A une seule personne assignée | « Toute l'équipe » |
| A un résultat vérifiable (un plan, une pièce, un essai) | « Avancer sur le châssis » |
Dans la liste des lots de travaux, tu peux créer plusieurs tâches d'affilée en tapant directement dans la dernière ligne vide, puis compléter les dates dans le Gantt.
4. Poser les dates dans le Gantt
- Dans ton projet : Diagrammes de Gantt.
- Pour une tâche sans date, clique-glisse sur sa ligne dans la zone du calendrier : la barre se crée.
- Pour ajuster, fais glisser la barre (déplacer) ou ses bords (changer le début ou la fin).
- Utilise les boutons de zoom pour passer de la semaine au mois ou au trimestre.
Les dates d'une tâche parente se calculent seules à partir de ses sous-tâches : ne les saisis pas à la main.
5. Relier les tâches qui dépendent les unes des autres
Une dépendance dit « B ne peut pas commencer avant que A soit fini ». Exemple : on ne peut pas souder avant d'avoir reçu les tubes.
- Ouvre la tâche B (celle qui attend).
- Onglet Relations → + Relation → Suit (ou Précède depuis la tâche A).
- Choisis la tâche A, puis enregistre.
Dans le Gantt, une flèche relie les deux barres. Si A prend du retard et que tu décales sa date de fin, B se décale automatiquement.
Ne relie que les vraies contraintes (une pièce qui manque, un calcul qui conditionne un plan). Trop de flèches rendent le Gantt illisible et décalent tout au moindre changement.
Une dépendance vers un autre département marche de la même façon : choisis la tâche de l'autre projet. Préviens son lead, car ses retards décaleront ton planning.
6. Ajouter tes propres jalons
Un jalon est une date clé de ton département, sans durée : revue de conception interne, livraison d'une pièce par un sponsor, premier essai au banc.
- Lots de travaux → + Créer → Jalon.
- Sujet, Date et Versions cibles Saison 2027.
- Relie au jalon les tâches qui doivent être finies avant (relation Précède).
7. Choisir la priorité
Chaque tâche a une priorité : Basse, Normale (par défaut), Haute ou Critique. Elle sert à décider quoi faire passer en premier quand le temps ou les gens manquent, et elle est surlignée dans les listes. La priorité ne dit pas si une tâche est intéressante ou difficile : elle dit ce qui se passe si elle n'est pas faite à temps.
Critique : ce qui met la voiture ou les gens en danger
Ce qu'il se passe si elle n'est pas faite : quelqu'un risque d'être blessé, ou la voiture ne passe pas l'inspection, ne roule pas, ou rate une compétition.
Une tâche est Critique si au moins un de ces critères est vrai :
- elle touche la sécurité du pilote, de l'équipe ou de l'atelier (freinage, ceintures, extincteur, isolation haute tension, levage de la voiture…) ;
- elle répond à une exigence du règlement FSAE contrôlée à l'inspection technique ;
- sans elle, la voiture ne peut pas rouler ;
- sans elle, l'équipe rate une compétition ou une date d'inscription obligatoire (rapports, documents à envoyer à l'organisation).
Comment la traiter :
- elle passe avant tout le reste du département ; on y met plus de monde si besoin ;
- elle a une personne assignée et une date, et elle est revue à chaque point de la semaine ;
- si elle est liée au règlement, remplis aussi le champ Règle FSAE (par exemple
EV.5.3).
Haute : ce qui bloque les autres ou une date clé
Ce qu'il se passe si elle n'est pas faite : d'autres tâches, un autre département ou un jalon du club prennent du retard.
Une tâche est Haute si au moins un de ces critères est vrai :
- une autre tâche l'attend : dans ton département ou, surtout, dans un autre département (elle a une relation Précède vers elle) ;
- elle doit être finie avant un jalon du club ou du département (gel de la conception, premier roulage, revue de conception) et il n'y a plus de marge ;
- son échéance est dans moins de deux semaines et elle n'est pas encore lancée ;
- elle a une date imposée par l'extérieur : livraison ou commande chez un sponsor, réservation d'une machine ou d'un banc d'essai ;
- elle apporte un gain important de points en compétition, et c'est le bon moment pour la faire (avant le gel de la conception).
Comment la traiter :
- elle passe avant les tâches Normales ;
- elle est revue au point de la semaine, avec une attention particulière aux dépendances : préviens le lead de l'autre département si elle prend du retard.
Normale : le travail prévu de la saison
Ce qu'il se passe si elle n'est pas faite à temps : le planning se décale, mais rien n'est bloqué tout de suite.
C'est la priorité par défaut, celle de la plupart des tâches. Une tâche est Normale si :
- elle fait partie du travail prévu de la saison (conception, fabrication, essais, documentation technique) ;
- elle a une date, mais il reste de la marge avant le jalon dont elle dépend ;
- aucune autre tâche ne l'attend dans l'immédiat.
Comment la traiter : elle suit le planning du Gantt. Si sa date approche sans marge, ou si une autre tâche se met à l'attendre, elle passe en Haute.
Basse : ce qui serait bien, mais pas indispensable
Ce qu'il se passe si elle n'est pas faite : rien d'important ; la voiture et la saison n'en dépendent pas.
Une tâche est Basse si au moins un de ces critères est vrai :
- c'est une amélioration ou une optimisation sans exigence ni gain de points notable (gagner quelques grammes là où ce n'est pas utile, un meilleur rangement…) ;
- c'est du confort ou de l'esthétique (finition, autocollants, présentation) ;
- c'est une idée pour plus tard ou pour la saison suivante ;
- elle n'a pas de date imposée.
Comment la traiter :
- elle se fait quand il reste du temps, ou par un nouveau membre pour apprendre ;
- elle peut ne jamais être faite : en fin de saison, passe-la en Rejeté (on garde la trace) ou reporte-la sur la saison suivante.
En résumé
| Priorité | Si elle n'est pas faite… | Critères (au moins un) | Exemples |
|---|---|---|---|
| Critique | Danger, ou la voiture ne passe pas l'inspection, ne roule pas ou rate une compétition | Sécurité · Règlement FSAE · Voiture qui ne roule pas · Date obligatoire de la compétition | Valider l'ancrage des ceintures · Vérifier l'isolation haute tension · Envoyer un rapport obligatoire à la compétition |
| Haute | D'autres tâches, un autre département ou un jalon prennent du retard | Une tâche l'attend · Jalon sans marge · Échéance dans moins de deux semaines · Date imposée par un sponsor ou une machine · Gros gain de points avant le gel | Livrer le plan du support moteur dont dépend la fabrication du châssis · Commander les pièces à long délai |
| Normale | Le planning se décale, sans blocage immédiat | Travail prévu · Date avec de la marge · Rien ne l'attend | Modéliser le support du tableau de bord · Rédiger la doc d'un sous-système |
| Basse | Rien d'important | Amélioration sans exigence · Confort ou esthétique · Idée pour plus tard · Pas de date | Refaire les autocollants du capot · Réorganiser le rangement de l'atelier |
En cas de doute
Pose-toi les questions dans l'ordre, et arrête-toi à la première réponse « oui » :
- Si elle n'est pas faite, y a-t-il un danger, un échec à l'inspection, une voiture qui ne roule pas ou une compétition ratée ? → Critique
- Est-ce qu'une autre tâche l'attend, ou est-ce qu'un jalon ou une date imposée arrive sans marge ? → Haute
- Est-ce que la voiture et la saison peuvent s'en passer ? → Basse
- Sinon → Normale
Pour que la priorité garde son sens
- Critique doit rester rare. Si un quart de tes tâches sont critiques, plus rien ne l'est. Vise quelques tâches à la fois, suivies chaque semaine (voir la vue Critique).
- La plupart des tâches sont Normales. C'est voulu : Haute et Critique ne servent que si elles se distinguent.
- La priorité évolue. Une tâche Normale dont dépend un jalon qui approche passe en Haute. Une tâche Haute dont plus rien ne dépend redescend. Revois les priorités au point de la semaine.
- Une tâche parente prend la priorité de sa sous-tâche la plus importante. Les autres sous-tâches gardent leur vraie priorité.
- Une tâche Critique liée au règlement a le champ Règle FSAE rempli : elle apparaît alors dans la liste de l'inspection technique.
8. Vérifier le résultat
Ouvre le Gantt de ton département et vérifie :
- chaque sous-tâche a une personne et des dates ;
- rien ne finit après le jalon du club dont il dépend ;
- personne n'est assigné à trop de tâches en même temps (voir Répartir et suivre le travail) ;
- tout est rattaché à Saison 2027 ;
- les priorités suivent la grille ci-dessus, avec peu de tâches Critique.
Garde le Gantt à jour chaque semaine : un planning qui n'est plus vrai ne sert plus à personne.